Bu yazıda 7 bölüm
Kurum açmaya karar verdikten sonra en çok vakit kaybettiren şey, işlerin hangi sırayla yapılacağını bilmemek. Aşağıdaki liste, kurulumu yaşamış kurumların sırasıyla ilerliyor.
1. Mevzuat ve izin
Özel öğretim kurumları Millî Eğitim Bakanlığı'na bağlı çalışır ve kurum açma izni il/ilçe millî eğitim müdürlüğünden alınır. Süreçte genellikle şunlar istenir:
- Kurum açma başvuru dilekçesi ve kurucu belgeleri
- Binaya ait yapı kullanma izni, yangın ve deprem uygunluk raporları
- Mekânın derslik, idare ve ortak alan ölçülerine uygunluğu
- Kurucu temsilcisi ve müdür ataması
Mevzuat maddeleri ve istenen evrak zamanla değişir. Başvurudan önce bağlı olduğunuz il/ilçe millî eğitim müdürlüğünden güncel listeyi mutlaka teyit edin.
2. Mekân ve kapasite
Derslik sayısı yalnız bir ruhsat maddesi değil, iş modelinizin sınırı. Kaç şubeye kaç öğrenci alacağınız hem eğitmen kadronuzu hem nakit akışınızı belirler. Kapasiteyi gerçekçi kurun: dolmayan derslik sabit gider, taşan derslik kalite kaybıdır.
3. Eğitmen kadrosu
Kadro planlarken ders saati başına maliyeti ve ödeme dönemini baştan netleştirin. Eğitmenin hangi şubede kaç saat derse girdiği kayıt altında değilse, ay sonunda hakediş tartışması kaçınılmaz olur.
4. Kayıt ve sözleşme
Öğrenci kaydı yalnız isim–telefon değil: veli bilgisi, ücret planı, taksit takvimi ve KVKK aydınlatması aynı anda kurulur. Kayıt formunu baştan doğru kurmak, yıl ortasında "bu öğrencinin velisi kimdi" sorusunu ortadan kaldırır.
5. Tahsilat
Kurumların en sık yaptığı hata, tahsilatı kayıttan ayrı bir defterde tutmak. Ücret planı öğrencinin kaydına bağlı değilse gecikmiş borç ancak biri fark ettiğinde görünür. Taksit takvimi, ödenen–kalan ve gecikme aynı yerde durmalı.
6. Öğrenci takibi ve veli iletişimi
Yılın ilk ayı herkes heveslidir; asıl fark üçüncü ayda ortaya çıkar. Yoklama düzenli tutuluyor mu, deneme sonuçları analiz ediliyor mu, veli ne zaman bilgilendiriliyor? Bu üçü elle yürütülebilir ama öğrenci sayısı arttıkça yürümez.
7. Dijital altyapı
Başlangıçta Excel yeter gibi görünür. Sorun şudur: her yeni ihtiyaç yeni bir dosya doğurur ve altı ay sonra kimse hangi dosyanın güncel olduğunu bilmez. Kayıt, yoklama, sınav, koçluk ve tahsilatın tek öğrenci kaydının üstünde durması, sonradan düzeltmesi en pahalı olan karardır — baştan kurun.
Dershane Yönetim Programı
Bu yazıdaki işleri BilgiKampı'nın nasıl karşıladığını görün — modüller, ekranlar ve fiyatlar.