Kurs Otomasyonu Nasıl Seçilir? Karar Öncesi 7 Soru

Kurs yazılımı seçerken en sık yapılan hata, karşılaştırmayı özellik listesi üzerinden yapmak. Listeler birbirine benzer; fark, listede yazmayan yerlerde çıkar.

1. Verimiz nerede duruyor ve çıkarabilir miyiz?

Sorulacak ilk soru bu. İki alt sorusu var:

• Kurumun verisi diğer müşterilerle aynı tabloda mı tutuluyor, ayrı mı?
• Ayrılmak istediğinizde veriyi kendi formatınızda alabiliyor musunuz?

İkinci soruya "elbette, dışa aktarma var" cevabı yeterli değil. Neyin dışa aktarıldığını sorun: yalnız öğrenci listesi mi, ödeme geçmişi ve sınav sonuçları da dahil mi?

2. Kurulum ve geçiş kime ait?

Mevcut öğrenci listeniz, borç bakiyeleri ve geçmiş sınav sonuçları aktarılacak mı? Aktarım ücretli mi? Bu kalem sözleşmede görünmüyorsa büyük ihtimalle size ait olacak.

Aktarımın en zor kısmı liste değil bakiyelerdir: yanlış aktarılan bir borç, aylar sonra veliyle tartışma olarak geri döner. Aktarım öncesi kontrol listesi isteyin.

3. Fiyat neye göre artıyor?

Programların fiyat modeli genelde üç şekilde kurulur:

1. Kullanıcı sayısına göre
2. Öğrenci sayısına göre
3. Modül sayısına göre

Üçü de meşru ama sonuçları farklı. Modül bazlı fiyatlamada başta ucuz görünen paket, ihtiyacınız çıktıkça büyür. Kullanıcı bazlıda ise "kullanıcı" tanımını netleştirin: veli ve eğitmen de sayılıyor mu?

Sorulacak cümle şu: "Bugünkü kurgumla bir yıl sonra ne ödüyor olurum?" Cevabı yazılı isteyin.

4. Veli ne görüyor?

Kurum yazılımlarının çoğu yöneticiye göre tasarlanır; veli tarafı sonradan eklenmiş bir ekran olur. Oysa günlük telefon trafiğini azaltan şey tam olarak budur.

Demoda velinin ekranını açtırın. Devamsızlık, sınav sonucu ve borç aynı yerde görünüyor mu? Veli kendi çocuğundan başkasını görebiliyor mu?

5. Yoklama gerçekten kullanılabiliyor mu?

Yoklama, kâğıt üstünde her programda var. Fark uygulamada:

• Eğitmen dersteyken kaç tıkla yoklama alıyor?
• Veli mazeret bildirebiliyor mu, kurum onaylıyor mu?
• Devamsızlık eşiği kurumun kararı mı, sabit mi?

Üç tıktan uzun bir yoklama akışı, ikinci ayda kullanılmaz olur ve veri boşalır.

6. Destek kiminle konuşuyor?

Sorun çıktığında kime yazacaksınız ve ne kadarda dönüş alacaksınız? "7/24 destek" cümlesi tek başına bir şey ifade etmez; şunu sorun: son üç ayda ortalama dönüş süresi neydi? Cevap veremeyen bir sağlayıcı ölçmüyor demektir.

7. Kendi adresimizde mi çalışıyor?

Kurumunuzun sitesi sağlayıcının alt alan adında mı, sizin alan adınızda mı yayınlanıyor? İkincisi mümkünse SSL sertifikasının kime ait olduğunu ve yenilemenin kimde olduğunu sorun.

Karar öncesi son adım

Demoyu kendi verinizle isteyin. On beş öğrencinizi, bir ücret planınızı ve bir gerçek deneme sonucunuzu sisteme koydurun. Hazır demo verisiyle her program iyi görünür; kurumun kendi kurgusu girince fark on dakikada ortaya çıkar.